Wistle Blowing System

Whistle-Blowing System (WBS) adalah saluran untuk menerima pelaporan, evaluasi, menindaklanjuti dugaan pelanggaran dan/atau penipuan atau adanya praktik yang menyimpang dan mengancam kepentingan Perusahaan.

Prinsip utama dari WBS ini adalah bahwa kegiatan Perusahaan harus senantiasa dalam keadaan tertib, bersih dan tidak terpengaruh oleh pihak manapun (independen), serta bertindak sesuai dengan ketentuan yang berlaku, termasuk namun tidak terbatas pada Anggaran Dasar dan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS), yang pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan prinsip-prinsip Good Corporate Governance (GCG).

WBS harus senantiasa dilaksanakan secara konsekuen sehingga dapat membantu meningkatkan kinerja Perusahaan secara keseluruhan dalam pengelolaan aset Perusahaan, baik tangible maupun intangible. Untuk melaksanakan WBS dibentuk Tim WBS yang pembentukannya dilakukan melalui Keputusan Direksi. Setiap potensi maupun terjadinya pelanggaran dan/atau kecurangan dapat diungkapkan/dilaporkan kepada Tim WBS. Tim WBS dan/atau Direksi memutuskan apakah pelanggaran dan/atau kecurangan tersebut dapat dan/atau terbukti dan dapat berakibat merugikan kepentingan Perusahaan atau tidak, baik secara materil maupun immateril, langsung maupun tidak langsung.

Dasar hukum penerapan WBS adalah Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara (BUMN) No. PER-2/MBU/03/2023 tentang Pedoman Tata Kelola dan Kegiatan Korporasi Signifikan Badan Usaha Milik Negara dan Keputusan Sekretaris Kementerian BUMN No. SK-16/S.MBU/2012 tentang Indikator/Parameter Penilaian dan Evaluasi atas Penerapan GCG pada BUMN.

Perusahaan juga telah menetapkan kebijakan atas sistem pelaporan atas dugaan penyimpangan pada perusahaan dalam Surat Keputusan Direksi No.KN.024/2014 tertanggal 28 November 2014 tentang Kebijakan WBS sebagaimana telah diubah dengan Surat Keputusan Direksi No.KN.006/2022 tertanggal 16 Maret 2022 yang memuat prosedur kebijakan, pelaksanaan, dan pelaporan Whistle-Blowing System (WBS), pengelolaan WBS TPK terintegrasi KPK, jaminan perlindungan bagi Whistle-Blower, tim WBS, dan kerahasiaan. Selain itu, Perusahaan telah menyediakan sarana komunikasi untuk mendukung pelaksanaan kebijakan WBS berupa Kotak WBS, email gcg_wbs@inti.co.id, dan SMS center.

Fraud (Kecurangan) dapat terjadi di Perusahaan melalui pihak eksternal maupun internal Perusahaan. Fraud yang dilakukan jajaran Perusahaan dapat mengakibatkan kerugian dan mempengaruhi citra (image) Perusahaan yang berdampak terhadap produktivitas kerja jajaran maupun kelangsungan usaha Perusahaan secara keseluruhan. Manajemen PT INTI (Persero) mendorong Insan INTI berperan aktif untuk mencegah bahkan memberantas dan “memusuhi” Fraud secara bersama-sama melalui komitmen bersama bahwa “Fraud adalah musuh INTI”.

Wujud keseriusan PT INTI (Persero) dalam memberantas Fraud ditunjukkan dengan adanya sarana pelaporan WBS yang digunakan seluruh Insan INTI untuk melaporkan setiap menemukan dan melihat perbuatan Fraud yang dilakukan oleh Insan INTI. WBS dirancang sebagai sarana pelaporan yang bersifat confidential (rahasia) untuk memudahkan Insan INTI melaporkan setiap kejadian internal fraud tanpa harus merasa takut.

Tindakan atau perbuatan yang dapat dilaporkan adalah antara lain:

• Pencurian dan/atau penggelapan aset Perusahaan.
• Suap/penyuapan dan/atau pemberian/penerimaan hadiah (Gratifikasi).
• Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme.
• Benturan Kepentingan.
• Pelanggaran terhadap peraturan Perusahaan termasuk pelanggaran terhadap Kode Etik Perusahaan, hasil ketetapan RUPS, Anggaran Dasar Perusahaan, dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
• Bentuk Kecurangan lainnya.

Kegiatan yang berkaitan dengan WBS dicatat dan didokumentasikan secara khusus untuk kepentingan tersebut oleh Sekretaris Tim WBS.

Pelaporan yang dilakukan oleh Pelapor (Whistle-Blower) dapat dilaksanakan melalui 3 (tiga) cara yaitu:

• Melalui surat yang berisikan uraian pelaporan dan bukti-bukti, yang ditujukan langsung kepada “Ketua Tim WBS” dalam format tertentu, dan dimasukkan ke kotak WBS.
• Melalui e-mail yang berisikan uraian pelaporan ke gcg_wbs@inti.co.id.
• Melalui SMS kepada Ketua Tim WBS (nomor khusus belum efektif).

Guna mendukung cara pelaporan tersebut, Perusahaan telah menyediakan 1 (satu) buah “Kotak WBS” yang ditempatkan di Lobby Gedung Kantor Pusat (GKP) sebagai sarana untuk menampung surat pelaporan yang dikirimkan oleh Whistle-Blower.

Pelaporan dilakukan dengan mencantumkan identitas pelapor yaitu nama, nomor induk pegawai (NIP), jabatan, dan unit kerja untuk memudahkan tindak lanjut.  Pelaporan yang disampaikan tanpa identitas tetap diproses setelah mempertimbangkan kesungguhan isi laporan, kredibilitas, bukti-bukti yang diajukan, serta kemungkinan untuk melakukan konfirmasi.

Pelaporan yang disampaikan oleh Whistle-Blower wajib memberikan indikasi awal yang dapat dipertanggungjawabkan, meliputi:

• Uraian pelanggaran/kecurangan dan kerugian (apabila dapat ditentukan) yang ditimbulkan dari Pelanggaran dan/atau Kecurangan tersebut.
• Pihak yang terlibat, yaitu siapa yang seharusnya bertanggung jawab atas pelanggaran dan/atau kecurangan tersebut, termasuk saksi-saksi dan pihak yang diuntungkan atau dirugikan.
• Lokasi pelanggaran dan/atau kecurangan, termasuk nama, jabatan, dan unit kerja.
• Waktu pelanggaran dan/atau kecurangan.
• Bagaimana pelanggaran dan/atau kecurangan terjadi dan apakah terdapat bukti-bukti yang mendukung, berupa bukti tulisan baik di atas kertas atau dalam bentuk data elektronik yang dapat dibaca, bukti audio (rekaman suara) dan/atau video (rekaman gambar).
• Apakah pelanggaran dan/atau kecurangan tersebut pernah dilaporkan kepada pihak lain.
• Apakah Pelanggaran dan/atau Kecurangan tersebut pernah terjadi sebelumnya maupun bukti kesaksian.

Prosedur Pelaporan

Apabila Pelaporan Pelanggaran dan/atau Kecurangan diajukan oleh orang atau badan hukum atau lembaga di luar Perusahaan, maka juga diserahkan bukti-bukti lainnya yaitu:

• Fotokopi bukti identitas pelapor; atau
• Surat Kuasa dari Whistle-Blower di luar Perusahaan kepada penerima kuasa yang menyatakan memberikan kewenangan bertindak untuk dan atas nama yang bersangkutan; atau
• Jika perwakilan Whistle-Blower di luar Perusahaan adalah lembaga atau badan hukum, maka harus melampirkan dokumen yang menyatakan bahwa pihak yang mengajukan Pelaporan Pelanggaran dan/atau Kecurangan berwenang untuk mewakili lembaga atau badan hukum tersebut.

Jika pelaporan dilakukan melalui e-mail atau SMS, bukti-bukti sebagaimana dimaksud dimintakan oleh Tim WBS pada tahap proses Evaluasi Kelayakan.

Whistle-Blower mendapat jaminan perlindungan dari tim WBS, terhitung sejak laporan diterima sampai dengan laporan tersebut dinyatakan ditutup dan/atau selesainya proses pengungkapan laporan yang disampaikan. Jaminan perlindungan ini bertujuan agar yang bersangkutan dapat terhindar dari intimidasi, pemerasan, ancaman, dan kekerasan dari seseorang, kelompok maupun institusi berbadan hukum.

Jaminan perlindungan dapat berupa antara lain:

• Memperoleh perlindungan serta bebas dari ancaman yang berkenaan dengan kesaksian yang akan, sedang atau telah diberikannya.
• Memberikan pernyataan tanpa tekanan.
• Mendapat penerjemah (bila perlu).
• Mendapatkan informasi dari perkembangan kasus.
• Mendapatkan informasi mengenai putusan pengadilan.
• Memperoleh penggantian biaya transportasi (bila ada) sesuai dengan kebutuhan.
• Mendapat nasihat/bantuan hukum.

Perusahaan juga memberikan perlindungan kepada Whistle-Blower yang laporannya terbukti benar atas tindakan sebagai berikut:

• Pemecatan yang tidak adil.
• Penurunan jabatan atau pangkat.
• Catatan yang merugikan dalam file data pribadinya.

Dalam hal laporan diselesaikan melalui jalur hukum di luar Perusahaan, maka jaminan perlindungan sebagaimana dimaksud tidak berlaku. Whistle-Blower akan mendapatkan jaminan perlindungan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Penghargaan diberikan kepada Whistle-Blower apabila materi laporan yang disampaikan mempengaruhi kepentingan proses bisnis perusahaan secara signifikan. Penghargaan diberikan secara rahasia setelah kasus yang dilaporkan dinyatakan resmi terbukti dan dinyatakan selesai.

Pelaporan yang masuk akan dievaluasi kelayakannya oleh Tim WBS dalam waktu 14 (empat belas) hari kerja. Pada tahap ini, Tim WBS melakukan pemeriksaan atas adanya Indikasi Awal atau kesesuaian kriteria Pelaporan dan membuat ringkasannya. Tim WBS dapat meminta bukti atau keterangan tambahan dari Pelapor jika bukti atau keterangan yang disampaikan sebelumnya dinilai belum cukup. Teknik dan/atau tata cara evaluasi ditetapkan oleh Tim WBS.

Apabila di dalam Pelaporan tersebut terdapat Indikasi Awal atau sesuai dengan kriteria Pelaporan dan dapat ditindaklanjuti, maka Tim WBS memberikan rekomendasi kepada Direktur Utama untuk menindaklanjuti sesuai hasil evaluasi, yang dituangkan dalam laporan hasil evaluasi.

Berdasarkan laporan hasil evaluasi Tim WBS, Direktur Utama dapat memutuskan apakah proses pemeriksaan dihentikan (jika tidak memenuhi persyaratan indikasi awal) atau dilanjutkan ke proses investigasi. Keputusan dituangkan dalam Berita Acara sesuai format sebagaimana dimaksud pada Lampiran 2 Surat Keputusan Direksi tentang Kebijakan WBS.

Apabila Direktur Utama memutuskan untuk menghentikan proses pemeriksaan, maka Tim WBS akan mendokumentasikan data yang telah diperoleh sebagai arsip. Apabila Direktur Utama memutuskan untuk melanjutkan proses investigasi, maka Tim WBS akan melakukan investigasi sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.

Rekomendasi Tim WBS ditindaklanjuti oleh:

• Direksi, jika Terlapor adalah Karyawan.
• Dewan Komisaris, jika Terlapor adalah anggota Direksi.
• Rapat Umum Pemegang Saham, jika terlapor adalah anggota Dewan Komisaris.

Berdasarkan Keputusan Direktur Utama sebagaimana dimaksud pada ayat (6) Pasal 7 Kebijakan WBS, Tim WBS melakukan investigasi lebih lanjut atas Indikasi Awal Adanya Tindak Pelanggaran dan/atau Kecurangan. Pada tahap ini Tim WBS dapat meminta bukti atau keterangan tambahan yang diperlukan dari pihak-pihak yang terkait. Teknik dan/atau tata cara investigasi ditetapkan oleh Tim WBS.

Seluruh proses Investigasi atas Pelaporan wajib dibuatkan Berita Acara dan/atau Laporan serta ditandatangani oleh pihak-pihak yang terlibat dalam proses Investigasi. Proses Investigasi harus didokumentasikan dengan baik, sehingga jika diperlukan untuk peninjauan ulang dapat dengan mudah dilakukan penelaahan kembali atas fakta, bukti, analisa, rekomendasi, dan juga keputusan-keputusan penting yang diambil selama proses berlangsung.

Laporan hasil Investigasi harus disertai beberapa bukti pendukung yang merupakan bukti fisik serta bukti non fisik. Laporan Hasil Investigasi tidak berupa opini atau pendapat, tapi berupa kesimpulan akhir mengenai hasil Investigasi yang akan digunakan sebagai dasar pengambilan tindakan. Laporan Hasil Investigasi Tim WBS harus diselesaikan dalam waktu selambat-lambatnya 90 (sembilan puluh) hari kerja sejak keputusan untuk melakukan investigasi diterima oleh tim WBS. Laporan kemudian disampaikan dan dipresentasikan oleh Tim WBS kepada Direksi.

Berdasarkan hasil laporan sebagaimana dimaksud di atas, Direksi menggunakan Berita Acara sesuai format sebagaimana dimaksud pada Lampiran 3 Kebijakan WBS dan memutuskan hal berikut:

• Menutup permasalahan yang diinvestigasi, jika tidak terbukti benar; atau
• Memerintahkan kepada atasan langsung Terlapor untuk melakukan proses penjatuhan hukuman disiplin sesuai ketentuan yang berlaku di Perusahaan, jika terbukti terjadi Pelanggaran dan/atau Kecurangan; atau
• Jika dinilai lebih baik bagi Perusahaan, dapat meneruskan kepada penyidik untuk proses lebih lanjut, apabila terbukti terkait dengan tindak pidana; atau
• Huruf (b) dan (c) harus ditetapkan sesuai dengan ketentuan Hukuman Disiplin yang berlaku di Perusahaan.

Bila hasil Investigasi mengindikasikan adanya tindakan kriminal, maka Direksi dapat memutuskan untuk menindaklanjuti permasalahan tersebut melalui jalur hukum sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Tim WBS dapat menyampaikan laporan hasil Investigasi secara langsung kepada:

• Dewan Komisaris melalui Komisaris Utama jika terdapat indikasi kuat adanya Pelanggaran dan/atau Kecurangan yang dilakukan oleh anggota Direksi. Komisaris Utama membuat laporan kepada Dewan Komisaris, setelah terlebih dahulu menugaskan Komite Audit untuk mengkaji ulang hasil Investigasi Tim WBS dalam waktu 14 (empat belas) hari kerja sejak diterimanya laporan tersebut.
• Pemegang Saham/Rapat Umum Pemegang Saham jika terdapat indikasi kuat adanya Pelanggaran dan/atau Kecurangan yang dilakukan oleh anggota Dewan Komisaris.

Sebagai perwujudan terciptanya penyelenggaraan Good Corporate Governance yang efektif dan baik maka sosialisasi dan penegakan penerapan terhadap WBS akan selalu terus ditingkatkan. Perusahaan melakukan evaluasi, pemutakhiran, dan penyempurnaan Kebijakan WBS dalam rangka perbaikan berkelanjutan sesuai dengan perkembangan bisnis Perusahaan dan menyesuaikan dengan peraturan perundangan-undangan yang berlaku.